• Home
  • Privacyverklaring

Privacy- en cookieverklaring | Xolphin B.V.

Laatste update: 15 april 2026

Xolphin B.V. (hierna: “Xolphin”) acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en adequaat beveiligd. Hierbij houden wij rekening met de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. Xolphin is in sommige gevallen verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking en in andere gevallen verwerker of sub-verwerker van persoonsgegevens.

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij als verwerkingsverantwoordelijke verzamelen en voor welk doel we deze persoonsgegevens gebruiken. In het geval wij verwerker of sub-verwerker zijn voor jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld als je bij ons een product hebt gekocht van een van onze leveranciers) verwijzen wij je graag naar de privacyverklaring van de verwerkingsverantwoordelijke (zie onderaan deze pagina).

Als je vragen hebt of wilt weten welke gegevens wij precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die je ook onderaan deze privacy- en cookieverklaring kan vinden.

Verwerking van gegevens

Door het gebruik van onze website en bij aankoop van producten of diensten laat je bepaalde (persoons)gegevens bij ons achter. Hieronder leggen wij uit om welke gegevens dat gaat en voor welke doeleinden wij die verwerken.

Contact

Als je contact met ons opneemt via een contactformulier op de website, via e-mail of via de telefoon, dan worden de door jou opgegeven (persoons)gegevens bewaard. Dit doen wij om je vraag te kunnen beantwoorden, ter uitvoering van, of ter voorbereiding van het sluiten van, een overeenkomst.

Hiervoor gebruiken we de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Afdeling
  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • Timestamp
  • De bestelling waar het contact betrekking op heeft
  • Eventueel aanvullende informatie die je aan ons verstrekt
  • Voicelogs

We bewaren die gegevens zodat we de gestelde vraag kunnen beantwoorden of de informatie in het formulier of de e-mail in behandeling kunnen nemen.

  • Niet-klanten: maximaal 2 jaar
  • (Voormalige) klanten: 7 jaar

De industriestandaard van WebTrust verplicht ons namelijk om gegevens van klanten die producten of diensten hebben afgenomen gedurende 7 jaar te bewaren.

Account op onze website

Voor bepaalde onderdelen van deze website moet je je eerst registreren. Je gebruikersnaam is gekoppeld aan een wachtwoord. Je bent zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met, en een zorgvuldige keuze van, het wachtwoord.

De medewerkers van Xolphin hebben geen toegang tot je wachtwoord. Als je je wachtwoord bent vergeten of vermoedt dat deze in verkeerde handen terecht is gekomen, dan kun je via de website een nieuw wachtwoord aanmaken.

Wij bewaren deze gegevens:

  • zodat je deze niet bij elke bestelling opnieuw hoeft in te vullen;
  • zodat wij contact met je kunnen opnemen;
  • voor facturering en betaling;
  • om je een overzicht te geven van de producten die je bij ons hebt afgenomen.

Allemaal in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die je met ons sluit.

Gegevens in je account

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • NAW-gegevens (persoonlijk of van het bedrijf waarvoor je werkt)
  • Eventueel afwijkend factuuradres
  • Btw-nummer en KVK-nummer
  • Faxnummer
  • Naam en e-mailadres van personen die bevoegd zijn onder het account in te loggen
  • Betaalgegevens
  • Facturen
  • De uitgegeven certificaten met daarop de bedrijfsgegevens
  • Offertes

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens zolang je bij ons een product of dienst afneemt, of maximaal 7 jaar nadat het product of de dienst is verlopen of ingetrokken.

Voor gegevens die wij nodig hebben voor onze administratie geldt de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar.

Plaatsen van een bestelling

Aan je account wordt ook je bestelhistorie gekoppeld. Deze gegevens hebben we nodig om:

  • je bestelling te verwerken;
  • gegevens door te geven aan de leverancier;
  • je achteraf te helpen bij het gebruik van het product of de dienst;
  • de status van de bestelling weer te geven;
  • je een overzicht te geven van aangekochte producten en diensten.

Geaggregeerde gegevens kunnen worden gebruikt voor research & development en productverbetering.

Gegevens in je bestelhistorie

  • NAW-gegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Afdeling
  • Contactpersoon
  • Btw-nummer en KVK-nummer
  • Startdatum
  • Organisatievorm
  • Domeinnaamhoudergegevens

Verlengingsherinnering

Wanneer je product bijna verloopt, sturen wij automatisch een verlengingsherinnering per e-mail. Je kunt je hiervoor afmelden door een e-mail naar ons te sturen.

Support

De producten die wij verkopen zijn vrij technisch. Soms heb je extra ondersteuning nodig bij het installeren.

Je kunt contact met ons opnemen zodat wij je inhoudelijk verder kunnen helpen. Hiervoor kunnen wij technische gegevens van je vragen.

Wanneer ondersteuning via e-mail of telefoon niet voldoende is, kunnen wij jouw toestemming vragen om TeamViewer te gebruiken. Hiermee kunnen wij op afstand meekijken op jouw beeldscherm.

Persoonsgegevens die zichtbaar zijn tijdens deze sessie:

  • worden niet gebruikt, tenzij noodzakelijk voor support;
  • worden niet opgeslagen;
  • worden alleen bekeken met jouw toestemming.

Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken.

Tevredenheidsonderzoek

Wij voeren tevredenheidsonderzoeken uit om inzicht te krijgen in de tevredenheid van onze klanten.

Wij gebruiken hiervoor de contactgegevens in je account. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

Wil je hier niet aan deelnemen? Dan kun je bezwaar maken via e-mail.

Reviews

Wij kunnen je vragen of je toestemming geeft om jouw review online te publiceren.

Na jouw toestemming kunnen wij publiceren:

  • jouw voor- en achternaam;
  • de door jou aangekochte producten en/of gebruikte diensten;
  • de inhoud van jouw review.

Dit kan gebeuren op onze website en via onze socialmediakanalen.

Je kunt je toestemming altijd weer intrekken. Wij verwijderen de review dan of anonimiseren deze volledig.

Werken bij Xolphin

Wanneer je solliciteert verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum en geboorteland
  • Contactgegevens
  • Inhoud van jouw CV
  • Inhoud van jouw motivatiebrief
  • Salarisindicatie
  • Beschikbaarheid
  • Eventueel opgegeven referenties

Deze gegevens gebruiken wij om jouw sollicitatie te beoordelen en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Bewaartermijn sollicitatiegegevens

  • Maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure.
  • Met jouw toestemming maximaal 1 jaar langer.

Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken.

Beveiliging

Wij maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures om onbevoegde toegang, misbruik, verlies of wijziging van persoonsgegevens te voorkomen.

Wij gebruiken beveiligde verbindingen waarmee alle informatie van en naar onze servers wordt versleuteld.

Beveiligingsmaatregelen

Fysieke beveiliging

  • Sloten op deuren en kluizen
  • Gecontroleerde toegang tot gebouwen en faciliteiten
  • Cameratoezicht
  • Veilige vernietiging van papieren informatie

Technische beveiliging

  • Antivirus
  • Encryptie
  • Monitoring van systemen, servers en datacenters

Certificering

  • ISO 27001:2013
  • WebTrust

Levering product of dienst via leveranciers en doorgifte persoonsgegevens

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens alleen aan derden wanneer:

  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
  • je hiervoor toestemming hebt gegeven;
  • dit wettelijk verplicht is;
  • wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben.

Bij een vermoeden van fraude of misbruik kunnen wij persoonsgegevens aan bevoegde autoriteiten verstrekken.

Leveranciers

Wij delen jouw gegevens met de leverancier(s) en/of dienstverlener(s) die jij hebt gekozen.

Onze leveranciers zijn:

  • Sectigo
  • DigiCert
  • GlobalSign

Deze leveranciers verwerken persoonsgegevens wereldwijd. Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

  • binnen de EER;
  • in Azië en Azië-Pacific;
  • in de Verenigde Staten;
  • (voor DigiCert en GlobalSign ook) in het Midden-Oosten en Afrika.

Doorgifte buiten de EER

Wij maken alleen gebruik van partijen buiten de EER wanneer:

  • een adequaatheidsbesluit van toepassing is;
  • passende waarborgen zijn getroffen (zoals EU-standaardcontractbepalingen);
  • of je hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

Overige verwerkers

Wij maken daarnaast gebruik van:

  • Leveranciers van IT-diensten
  • ISP's en internet- en telefoonproviders
  • Boekhouder
  • Leverancier van het boekhoudpakket
  • Incassobureau

Met deze dienstverleners zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Websites van derden

Wanneer je op een link naar een website van derden klikt, kunnen beheerders van die website persoonsgegevens verzamelen.

Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden. Wij adviseren om altijd de privacyverklaring van deze websites te raadplegen.

Gebruik van cookies

Wij maken gebruik van cookies.

Cookies worden gebruikt om:

  • functionaliteiten van de website mogelijk te maken;
  • websitegebruik te analyseren;
  • het land van herkomst van bezoekers vast te stellen;
  • de website te verbeteren;
  • de juiste website aan bezoekers te tonen.

Verwerkte gegevens

  • IP-adres
  • Cookie-ID
  • Website- en klikgedrag
  • Referrer-URL

Bij je eerste bezoek tonen wij een cookiemelding en vragen wij, waar nodig, om toestemming.

Overzicht gebruikte cookies

Cookie Soort Doel Bewaartermijn
xolphin_session Noodzakelijk Geen beschrijving 1 uur
_pk_id.1.0544 Statistieken Verzamelt statistieken over websitebezoeken, bezoeksduur en bekeken pagina's 1 jaar
_pk_ses.1.0544 Statistieken Houdt paginaverzoeken tijdens een sessie bij 30 minuten
CookieConsent Noodzakelijk Slaat toestemmingsstatus van de gebruiker op Sessie

In- en uitschakelen van cookies

Via je browserinstellingen kun je bepalen of cookies worden opgeslagen.

Houd er rekening mee dat websites mogelijk niet optimaal functioneren wanneer cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies worden automatisch verwijderd wanneer hun bewaartermijn verloopt.

Je kunt cookies ook handmatig verwijderen via de instellingen van je browser.

Wijzigingen privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze verklaring te wijzigen.

Wij raden aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Jouw rechten

Je hebt onder andere de volgende rechten:

  • Recht op inzage
  • Recht op rectificatie
  • Recht van bezwaar
  • Recht op verwijdering
  • Recht om toestemming in te trekken
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens
  • Recht op beperking van de verwerking

Wij kunnen je vragen jezelf te identificeren voordat wij een verzoek behandelen.

Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan in sommige gevallen met maximaal twee maanden worden verlengd.

Vragen of klachten indienen

E-mail: administratie@xolphin.nl

Wanneer je van mening bent dat wij je niet correct helpen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/meldingsformulier-klachten

Contactgegevens

Xolphin B.V.

Rogier van der Weydestraat 2
1817 MJ Alkmaar

  • KvK-nummer: 37101223
  • Telefoonnummer: 088 775 7750

Privacy policies van leveranciers

Download PDF Download PDF
point up