Privacy- en cookieverklaring Xolphin B.V.

laatste update in oktober 2016 - Xolphin B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 37101223, acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en adequaat beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt. Xolphin B.V. is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en in sommige gevallen ook bewerker of sub-bewerker van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze zorgvuldig te lezen.

Verwerking van gegevens

Door het gebruik van onze website laat je bepaalde (persoons)gegevens bij ons achter. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt. Persoonsgegevens kunnen zowel op actieve als passieve wijze worden verstrekt. Actief verstrekte gegevens zijn de gegevens die je zelf op de website invult of bijvoorbeeld per e-mail naar ons stuurt. In het geval van passief verstrekte gegevens worden gegevens op de website automatisch opgeslagen, soms zonder dat je je daarvan bewust bent. In deze privacy- en cookieverklaring vind je welke gegevens precies worden verwerkt en voor welke doeleinden.

Gebruik van cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door je browser wordt opgeslagen. Daarmee kunnen wij onder andere verschillende opvragingen van pagina’s van de website combineren, het gedrag van gebruikers analyseren en statistieken maken. Cookies maken het ook mogelijk om je aanvragen te onthouden en je bestellingen af te kunnen ronden. De cookies verzamelen gegevens over je computer of apparaat, zoals je browsertype en -instellingen en je IP-adres. Wij maken gebruik van analytische cookies, beveiligingscookies en functionele cookies.

Registratie

Voor bepaalde onderdelen van deze website moet je je eerst registreren. Je gebruikersnaam is gekoppeld aan een wachtwoord. Je bent zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met, en een zorgvuldige keuze van het wachtwoord. De medewerkers van Xolphin hebben geen toegang tot je wachtwoord. Als je je wachtwoord bent vergeten of je vermoedt dat deze in verkeerde handen terecht is gekomen, dan kun je via de website een nieuw wachtwoord aanmaken.

Contactgegevens

Aan het account koppelen we je contactgegevens. Wij bewaren deze gegevens zodat je deze niet bij elke bestelling opnieuw hoeft in te vullen, zodat wij je kunnen contacteren in het kader van uitvoering van een overeenkomst, voor facturering en betaling, om een overzicht te geven van de producten en diensten die je bij ons hebt afgenomen, voor het bieden van ondersteuning en voor het verzenden van de nieuwsbrief of een verlengingsherinnering. De gegevens die we bewaren zijn:

  • NAW-gegevens (persoonlijk of van je bedrijf)
  • Eventueel afwijkend factuuradres
  • BTW nummer en KVK nummer
  • Voor en achternaam van contactpersoon
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Faxnummer
  • Naam en e-mailadres van personen die bevoegd zijn onder het account in te loggen.
  • Betaalgegevens

Bestellingen

Aan je account wordt ook je bestelhistorie gekoppeld. Deze gegevens hebben we nodig om je bestelling te kunnen verwerken, door te kunnen geven aan de leverancier en om je achteraf te helpen bij het gebruik van het product of de dienst. Ook kunnen we aan de hand hiervan de status van de bestelling weergeven en heb je zelf een overzicht van al je producten en diensten. De gegevens kunnen door ons worden gebruikt ten behoeve van research & development en voor productverbetering. Daarnaast moeten we deze gegevens bewaren, zodat het product zal blijven voldoen aan wet- en regelgeving. We bewaren:

  • Gegevens die je opgeeft tijdens een bestelling, waaronder:
    • Bedrijfsgegevens van de begunstigde (NAW, KVK, BTW, startdatum en organisatievorm)
    • Domeinnaamhouder gegevens
    • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, afdeling en contactpersoon)

Contact

Als je een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens in het formulier of in de e-mail bewaard. We bewaren die gegevens zodat we de gestelde vraag kunnen beantwoorden of de informatie in het formulier of de e-mail in behandeling kunnen nemen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens, deze te misbruiken of te verstrekken of worden aangepast of beschadigd. Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle informatie die van en naar onze server wordt verzonden, wordt versleuteld. Verder maken we gebruik van:

  • Fysieke beveiliging door middel van sloten op deuren en kluizen, gecontroleerde toegang tot gebouwen en faciliteiten, cameratoezicht en veilige vernietiging van papieren informatie.
  • Technische beveiliging door middel van gebruik van anti-virus, encryptie en monitoring van systemen, servers en data centers.
  • Organisatorische beveiliging volgens ISO27001 en ISO9001.

Doorgifte van persoonsgegevens

Wij zullen de aan je gebruikersnaam gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze website kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen. We delen in het kader van de overeenkomst je gegevens met leveranciers, dienstverleners en met overheidsorganen. Als we je gegevens met deze partijen delen, eisen we van deze partijen dat zij voldoen aan Europese wet- en regelgeving met betrekking tot privacy.

Doorgifte aan Leveranciers

Bij de aankoop van een product of dienst op onze website kies je een leverancier, van wie je het product wenst te ontvangen. Door de keuze van de leverancier ga je akkoord met doorgifte van de doorgegeven (persoons)gegevens aan deze leverancier. Symantec, GeoTrust, Thawte, GlobalSign en Comodo zijn wereldwijde organisaties. Zij maken gebruik van systemen, die voor al hun vestigingen toegankelijk zijn. Dit betekent dat je persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan al deze vestigingen. Voor al deze leveranciers betekent dit dat je gegevens worden verwerkt in Europa, in Azië of Azië-Pacific en in de Verenigde Staten. Symantec, GeoTrust, Thawte en GlobalSign verwerken je gegevens daarnaast in het Midden-Oosten en in Afrika. Meer informatie hierover vind je op de websites van de leveranciers zelf.

Doorgifte aan Dienstverleners

Dienstverleners hebben we nodig om de diensten uit te kunnen voeren. We hebben contracten met verschillende dienstverleners, bijvoorbeeld voor onze internetverbinding of telefoonverbinding. Gegevens worden enkel doorgegeven voor zover dat is vereist en worden zoveel mogelijk geanonimiseerd. We staan deze dienstverleners niet toe om de gegevens te delen of voor iets anders te gebruiken dan het verlenen van de dienst aan ons. We delen gegevens met SpeakUp, Voys, Ernst & Young en Incassobureau Van der Meer & Philipsen.

Websites van derden

Wanneer je klikt op een Social Media button (zoals LinkedIn), dan is het mogelijk dat de beheerders van deze website je persoonsgegevens verzamelen.

Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacy- en cookieverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Persoonsgegevens van derden

Het is mogelijk dat je tijdens het opgeven van een bestelling, persoonlijke gegevens van derden met ons deelt. Dit kunnen bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens zijn van de eindklant (degene voor wie het product of de dienst uiteindelijk bestemd is). Xolphin is enkel bevoegd deze gegevens te verwerken, indien je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt verkregen van de betrokkene. Door akkoord te gaan met de privacyverklaring, verklaar je ondubbelzinnige schriftelijke verklaring te hebben ontvangen van de betrokkenen waarvan je persoonlijke gegevens met ons en met de Leveranciers deelt. Hiermee verklaar je ook dat je aan hen hebt uitgelegd welke en met welk doel gegevens zullen worden verwerkt.

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens in ieder geval voor de duur van de overeenkomst en voor zover nodig voor de uitvoering van de overeenkomst. Daarna bewaren we je gegevens enkel nog voor zover wet- of regelgeving dat vereist.

Datalek

Xolphin zal binnen 24 uur nadat zij hiervan op de hoogte is geraakt, de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte stellen van iedere veiligheidsinbreuk of ieder integriteitsverlies met aanzienlijke gevolgen voor de verleende vertrouwensdienst of voor de persoonsgegevens die daarmee worden beheerd. Indien de veiligheidsinbreuk of het integriteitsverlies naar verwachting negatieve gevolgen zal hebben voor een natuurlijke persoon of een rechtspersoon aan wie een vertrouwensdienst is verleend, stelt Xolphin ook de natuurlijke persoon of de rechtspersoon onmiddellijk in kennis van de veiligheidsinbreuk of het integriteitsverlies.

Wijzigingen privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van gegevens

Gegevens die niet langer nodig zijn worden verwijderd. Je kunt ook zelf vragen om inzage, wijziging of verwijdering van gegevens. Om misbruik en/of fraude te voorkomen, vragen wij je bij een dergelijk verzoek wel altijd om jezelf adequaat te identificeren. Wij slaan de gegevens op die voor ons noodzakelijk zijn om je te contacteren naar aanleiding van de informatieaanvraag.

Vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) je persoonsgegevens kun je te allen tijde richten aan info@xolphin.nl, of per post aan Xolphin B.V. Postbus 40 1700 AA Heerhugowaard

Privacy policies van leveranciers: